GTD oder Getting Things Done ist eine strategische Vorgehensweise, um seine «To Do’s» im Griff zu haben. Dies sowohl geschäftlich als auch privat. Aber wieso ist es wichtig, hier Privates und Geschäftliches nicht zu trennen, sondern bewusst zu mischen?
Wie funktioniert die Getting Things Done Strategie?
Diese Selbstmanagementmethode von David Allem soll dem Anwender helfen, effizienter und möglichst stressfrei arbeiten zu können. Dabei ist die Grundidee, seinen gesamten Tagesablauf anhand von Aufgabenlisten zu strukturieren. Somit erhält und behält man den Überblick über alles, was noch ansteht bzw. bereits erledigt ist.
Ziel dieses Modells ist es, die Kontrolle über all seine Aufgaben zu behalten. Alles soll in einem Verwaltungssystem erfasst werden und so auf einen Blick sichtbar sein. Dadurch kann man sich den Kopf für Wichtigeres freihalten. Zudem muss man sich keine Sorgen machen, eine wichtige anstehende Sache zu vergessen.
Die Schritte des Getting-Things-Done-Workflows
Zuerst sollte man alles, was ansteht, möglichst an einem Ort sammeln. Danach folgt die Verarbeitung: Hier geht es darum, sich regelmässig zu überlegen, was sich alles angesammelt hat und was man davon wirklich tun muss bzw. will. In dieser Phase sollte man sich die Tätigkeiten, die als nächstes anstehen, so notieren, dass man nicht wieder darüber nachdenken muss, um was es dabei effektiv geht.
Im dritten Schritt der GTD-Methode geht es darum, zu organisieren. Sprich: Sammle alles an einem für dich übersichtlichen Ort bzw. in einem solchen System. So, dass dein Kopf frei von diesen Gedanken ist.
Nachdem alles organisiert erfasst wurde, geht es darum, deine Checkliste regelmässig zu aktualisieren. Sie soll übersichtlich und für dich leicht verständlich aufgebaut sein.
Aufgrund deiner verfügbaren Zeit, dem Kontext, in dem du dich befindest oder auch wie viel Energie du dafür hast, solltest du zuletzt entscheiden, was du als nächstes erledigen wirst.
Was passiert, wenn man die privaten und geschäftlichen Termine trennen will?
Durch das Trennen von Privatem und Geschäftlichem hat man den Kopf, sei es bei der Arbeit oder in der Freizeit, nie frei von Gedanken. Man muss ständig irgendetwas im Gedächtnis behalten, damit es einem nicht untergeht.
Durch das Erfassen von allem, sprich Privatem und Geschäftlichem am selben Ort, kann man seine aufkommenden Gedanken, egal, woran man gerade ist, festhalten und sich somit sofort wieder voll und ganz der aktuellen Tätigkeit widmen. Der eigene Work-Flow wird so nicht beeinträchtigt.
Wie kann man seine Pendenzen am besten im Griff behalten?
Das Getting-Things-Done-Prinzip sieht grundsätzlich 4 Listen vor: In der sogenannten Aktionsliste werden die als nächstes anstehenden Aktionen festgehalten. Wichtig ist hier die Formulierung. Man sollte auf Anhieb wissen, was zu tun ist.
In der Projektliste werden alle Projekte erfasst. Als Projekt gilt alles, was einen klar definierten Start- und Endpunkt hat sowie ein klar definiertes Ziel.
Der Kalender hilft einem, seine Termine im Blick zu halten.
Zudem kann man sich eine «Warten-auf-Liste» erstellen, worin man die anderen, delegierten Aufgaben inkl. Fälligkeitsdatum erfasst. Die Frage, ob eine Aufgabe delegiert werden kann, wird in der GTD-Methode bereits ziemlich früh geklärt.
Bei der simpit GmbH werden die obengenannten Methoden bereits rege eingesetzt und helfen, strukturiert zu arbeiten.
Nora Müller, 15.09.2022
